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4步驟 讓你成為會議記錄高手

4步驟 讓你成為會議記錄高手
出處:

如何簡短歸納內容?

撰文 / 林雅惠
出處 / 特刊  
關聯關鍵字: 會議記錄, 工作, 提案, 開會
2017/08/14

 

1

等一下開會,要請你幫忙做會議記錄,下班前整理好交給我。」假如上司突然交給你這個任務,你會怎麼想?覺得這是多出來的工作負擔?還是個大試身手的好機會?

P&G副總裁許有杰強調,許多人進公司交的第一份正式文件,往往是會議紀錄,「它不見得是加分的文件,但寫不好會扣分。」所以當上司交給你這項任務的時候,不妨視為一項新的挑戰,用心準備與應對,讓長官對你留下好印象。
 
至於要如何做出一份亮眼的會議紀錄,可遵循以下幾個步驟:
 
STEP1:先向長官確認開會目的

一個好的會議記錄,必須先掌握會議的最主要目的。在開會前,先向主管或主席確認此次會議要達成的目標或討論主題,這樣在開會的過程當中,才能夠知道哪些是跟主題相關一定要記下來的、哪些發言是不必要記錄的、又有哪些討論內容可以再持續追蹤等等。

即使等到開完會,也可以再跟主管或主席溝通,了解剛剛開會所記錄的重點是否詳實,再次確認哪些細節需要保留、而哪些不用,才能精簡地表達重點,不至於失焦。
 
STEP2:準備2枝不同顏色的筆+錄音筆

請準備2枝筆,最好是型號相同的筆,這樣握起來的手感才會相同,不會因為換筆而需要時間適應。其中1枝是藍色的,用來記錄一般性的文字,另外1枝筆可選紅色,用來寫重點或是結論。如果擔心自己來不及記錄或是想要存檔的話,可以準備一支錄筆,這樣事後可再聽錄音檔確認重點是否無誤。
 

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STEP3:掌握「快、省、代」書寫技巧

會議的節奏絕對是明快的,要能夠跟得上腳步就得先掌握「書寫快(或打字快)」這個技巧;另外,在記錄時要懂得「省略」文字,例如正反雙方的討論過程不用記錄,但結論一定要寫下來;最後,還要懂得運用「代」這個技巧,像是用「董」代替「董事長發言」,用「Y(yes)」代表「通過或贊成」、「N(no)」代表提案被否決。

等一下開會,要請你幫忙做會議記錄,下班前整理好交給我。」假如上司突然交給你這個任務,你會怎麼想?覺得這是多出來的工作負擔?還是個大試身手的好機會?

 

更重要的是,如果有聽不懂的地方或是重要議題想要確認大家的結論就立刻舉手發問,以確保會議記錄的方向沒有錯誤,並且整理出問題和行動方案,甚至可以針對不同論點,利用圖解的方式整理出相同點和相異點。
 
STEP4:重點整理在A4紙上即可

《日本頂尖執事教你察言觀色的28堂課》作者新井直之也強調,一字不漏地記錄會議中的所有發言,將難以看出會議討論的重點。因此,想要做好會議記錄的第一要訣就是要「盡量簡短歸納內容」。

無論開會討論的時間有多長,最後的歸納總結一定要控制在一張A4紙的範圍以內。由於開會前就設定好會議紀錄只能用一張A4紙去呈現,所以在會議中做記錄的時候,自然就會有意識地去除不必要的雜音,去蕪存菁。這樣做的好處,能夠讓後續拿到這紀錄的同仁,有效率地掌握重點,順利推動工作的進行。

而會議記錄的格式,可用圖解的方式,比較容易歸納出重點,以心智圖為例:在紙張的中間寫下「開會的主題與日期」,另外再分支出「會議START(基本資料)」、「議案一」、「議案二」、「議案三」、「案外事項」、「總結」,而每一條分支又都可以再細分出「說明」、「計畫」、「支援資訊」……等子項。

(本文摘自:今周刊特刊《激速圖表工作術》)

 

 

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